最近「Notion AI」の登場によってさらに人気が加速しているNotionについて、
本記事では「Notionって何ができるの？」というユーザーに向けた導入記事です。普通に使用する分には利用料は一切かからないので、まずは使ってみてください。
サマリーからお伝えするとNotionは、タスク管理、プロジェクト管理、ノート作成など、さまざまな用途に使えるオールインワンのツールです。Notionを使うことで、作業効率の向上やチームコラボレーションの改善など、多くのメリットがあります。
余談ですが、Notion公式もNotionを何と表現するか苦心しているようで、公式サイトに記載される「Notionをひとことで表すとこんなツール！」のような表現が変わることがあります。
以前は「オールインワンワークスペースツール」と表現していましたが、現在は「コネクテッドワークスペース」と表現されています。
（参照：https://www.notion.so/ja-jp/product）
色々なことができるがゆえに、ちょっとわかりづらいツールなので「まずは使ってみて！」と言いたいところですが、以下で紹介していきます。
使い方の例
はじめてNotionに触れてみた人は、メモやノートの作成からやってみたり、タスク管理をやってみたり、他ツールでもできるようなところから進めてみるととっつきやすいです。
私も初めてNotionに触れたときは、議事録のメモとして活用するところからスタートしました。
今では仕事のすべてをNotion上で管理しています。（クライアントにも無理言って導入してもらっているほどです）
余談でした。では、まずは下記の使い方について簡単に解説します。
- 個人のタスク管理
- プロジェクト管理
- ノート作成
個人のタスク管理
Notionを使うことで、個人のタスク管理が簡単に行えます。タスクリストやカレンダーを使って、自分のスケジュール管理やタスクの進捗状況の確認ができます。基本的なタスク管理ツールとしての機能は備えています。
ただしタスク管理をするだけなら、他のタスク管理ツールには使い勝手やUIは及びません。今使っているタスク管理ツールだと、かゆいところに手が届かなかったり、もっと自分好みにカスタマイズしたかったりする場合は、Notionでのタスク管理に移行するといいかもしれません。
例えば私のタスク管理方法を例に、Notionの自由さを感じていただきたいと思います。
ベースは下記画像のように、タスクリストを作成しています。リストでは、「タスク名」「納期」「優先度」「完了済みか否か」「タスクの紐づくプロジェクトやクライアント」などを管理します。
そして、ボタン一つでカレンダーで見れるように設定しており、日ごとのタスク量を把握して調整をしています。
仕事をするタイミングでは、下記画像のように「今日実施するタスク」と「明日実施予定のタスク」を表示しています。（上の「Today」が今日やるタスクで、下の「Tomorrow」が明日やるタスクです）
私の場合は紹介した3種類の見え方を、1ページに集約して表示しています。いちいち別画面に遷移して確認する必要がないので、とても楽にタスク管理することができています。異なる見え方をしているものすべてが、最初のタスクリストにリンクしている構造になっており、どの見え方の管理表を更新してもすべて同期して更新されます。
「あ、これ今日やるのきついから、明日やろ」という場合は、今日やるタスクの一覧から該当タスクを明日やるタスクの一覧へドラッグアンドドロップ。するとリストでもカレンダーでも、そのタスクは明日やるものとして更新されています。
タスク管理方法だけでも様々な流派があり、Youtuberやブロガーがそれぞれの方法を紹介しているので、やってみる際には調べてしっくりくるものを採用してください。
プロジェクト管理
Notionを使うことで、プロジェクト管理が簡単に行えます。先ほど紹介したタスクリストを使って、タスクの割り振りや進捗状況の確認ができます。複数人でも同時に編集ができるので、複数メンバーのプロジェクトでも全員が確認できるプロジェクト管理ページが作成できます。
複数メンバーでやりたい場合は、無料プランだと10名まで招待できます。
作成したタスクリストは、ボタン一つでガントチャートの見え方にすることもできます。タスクをメンバーに「担当者」として割り当てることもできるので、複数人でのプロジェクト管理にも堪えられる機能があります。
私の場合は、プロジェクトごとの目標や必要ファイルなどが格納されたページに、それぞれのプロジェクトのタスクだけを管理するリストを入れています。
もちろんこのリストも先ほど紹介したベースとなるタスクリストと同期しているため、元のリストを更新しても、プロジェクトページで更新しても、どちらも最新の状態になるようにしています。超便利です。
ノート作成
Notionを使うことで、ノート作成が簡単に行えます。Microsoft WordやEvernoteと同じようなイメージです。まっさらなページに書いてくことができます。他ツールと異なる点としては、作ったノートを関連するプロジェクトページに格納して管理したり、Notion内で日付やジャンルごとにまとめて整理しておくことが可能な点です。
また、最近はNotion AIもリリースされてノート作成が強化されています。アイデアを出してくれたり、議事録や資料の構成を作成してくれたり、なんなら中身まで執筆してくれたり、書いた文章を要約してくれたり、、リリースされたばかりですので過信はできませんが、ノート作成の効率をかなり上げることができます。
Notionの機能
続いて、Notionの特徴についてです。いろいろなことができるNotionですが、意外とシンプルな機能で構成されています。
これらの機能を自由度高く組み合わせることができるところが、Notionの強みです。
ページ
Notionの最も基本的な機能は、ページです。ページは、テキストや画像などのコンテンツを自由に配置できるため、ノート作成やドキュメント作成に最適です。
新しいページを作成すると、本当にまっさらで何もありません。Notionをよく使うあるお方は、「真っ白なA4の紙を渡されたみたいだよね」と表現されていました。
Notionを挫折した方と話すと「何もなさ過ぎて、逆に何をしたらいいかわからない」と仰っていたほどです。自由がそこにあります。
データベース
Notionには、データベースという機能があります。データベースを使うことで、タスクリストやプロジェクト管理など、データ入力が必要な作業を簡単に行うことができます。
馴染みがありそうな他ツールで表現すると、Microsoft Excelのようなイメージです。より自由度の高いエクセルですね。簡単な関数も使えるので、予算管理や家計簿に使っている方もいます。
先に紹介した、いろいろなページで連携しているタスクリストも、このデータベース機能を使っています。データベース機能こそが、NotionをNotionたらしめているといっても過言ではありません。
Notionをこれから使いこなすぞ！という方は、データベースを使いこなせるようにいろいろ触ってみることが重要です。
ツール連携
Notionでは、様々な他ツールとの連携も用意されています。たくさんあるので自分が今使っているツールが連携しているかは、公式サイトをご確認ください。
よく使われている連携機能ですと、Slackが挙げられそうです。
Slackのメッセージをコピーして、Notionに貼り付けておくことで、Notion内でメッセージが確認できるだけでなく、Slack内の該当メッセージへ飛んでいくことができます。
また、Notionが更新されたらSlackに通知を飛ばすことができます。Notionでタスク完了したら、Slackでメンバーに通知されるなど、使いみちはたくさんあります。
Notionのメリット
以下では、Notionを使用するメリットについて記載しています。
せっかくなのでNotion AI君に書いてもらいました。まだ文章は味気ないですね。
カスタマイズ性の高さ
Notionは、ページやデータベースのカスタマイズが非常に簡単にできます。自分の好みに合わせてレイアウトやフォーマットを変更することができるため、作業効率が向上します。
ワークフローの改善
Notionには、タスクリストやカレンダーなど、作業に必要な機能が豊富に揃っています。これらをうまく使うことで、ワークフローの改善が可能です。
チームコラボレーションの改善
Notionには、チームページという機能があります。チームページを使うことで、チームメンバーとの情報共有やタスクの割り振りなどが簡単に行えます。これにより、チームのコラボレーションを改善することができます。
まとめ
ここまでの説明でNotionの可能性を感じていただけたと信じたいです。これだけ多機能ツールが、個人で利用するなら無料で使えます。まだ使ったことのない方は、まずは使ってみないともったいないです。
日本でも規模に関わらず多くの企業がNotionの導入を進めています。（導入事例）
Notion日本法人は立ち上がったばかりなので、これからさらに多くの企業へ導入が進んでいきそうな雰囲気があります。時代に先駆けてNotionに触れておくことができるのは今がチャンスです。
もう少しすると、Notion使ったことないことが「遅れている感」が出てくるかもしれません。。